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【編者按】  在企業(yè)信息化的發(fā)展過程中，很多企業(yè)在系統(tǒng)應(yīng)用上取得了顯著成效，積累了成功的經(jīng)驗(yàn)；但也有不少企業(yè)的信息化并沒有達(dá)到預(yù)期效果，甚至失敗。究其原因在于，信息化不是簡單的購買一套軟件，而是要涉及到一個(gè)重要決策：重新改造公司業(yè)務(wù)流程。信息化要求企業(yè)先梳理清楚業(yè)務(wù)流程，再進(jìn)行簡化、重組，最后實(shí)現(xiàn)操作自動(dòng)化，這是一些成功企業(yè)的共同點(diǎn)。而作為信息化實(shí)施主體，企業(yè)的意識轉(zhuǎn)變及一把手的參與，更是成功中的關(guān)鍵。

案例分享：昆明誼亙科技有限公司

關(guān)鍵應(yīng)用：成本控制  獨(dú)立核算  流程規(guī)范

昆明誼亙科技有限公司（以下簡稱“公司”）成立于2011年，是一家集軟件開發(fā)與技術(shù)服務(wù)、計(jì)算機(jī)及配件、云計(jì)算平臺建設(shè)、數(shù)據(jù)中心、微軟操作系統(tǒng)分銷、云桌面、數(shù)據(jù)交換網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、多媒體會(huì)議系統(tǒng)、辦公設(shè)備等一系列產(chǎn)品的系統(tǒng)集成解決方案提供商。公司主要為教育、政府、公檢法、醫(yī)療、金融、通信等提供專業(yè)的行業(yè)解決方案，年銷售過億。

作為當(dāng)?shù)刂慕逃煞桨腹?yīng)商，公司業(yè)務(wù)分布于云南全省，在各地州設(shè)有分支。公司項(xiàng)目多且大小不一，周期有長有短，客戶要求各異。隨著業(yè)務(wù)的逐年發(fā)展，項(xiàng)目管理壓力明顯增加。此前，公司信息化僅停留在一套財(cái)務(wù)軟件，對項(xiàng)目成本控制、分支獨(dú)立核算和內(nèi)部流程規(guī)范等管理越發(fā)的迫切。

      信息化作為一把手工程，得到了領(lǐng)導(dǎo)層的高度重視，公司專門指派核心部門代表成立了信息化小組，并于2020年4月順利上線快普M8整合管理平臺（以下簡稱“快普系統(tǒng)”），及時(shí)解決了公司發(fā)展的管理需求。

01 成本管控更科學(xué)

公司通常好幾個(gè)項(xiàng)目同時(shí)進(jìn)行，項(xiàng)目大小不一、采購品類、采購量也不相同，而項(xiàng)目材料由于市場波動(dòng)較大，需要對外進(jìn)行詢價(jià)、貨比三家……以往，材料采購由項(xiàng)目經(jīng)理按需求直接電話與采購部門溝通，人工比對價(jià)格難且效率低；采購多少、到貨多少、出庫多少，無法實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)；采購出錯(cuò)容易造成部門之間的推諉扯皮等現(xiàn)象；項(xiàng)目缺少預(yù)算，成本難以管控，容易出現(xiàn)超支。 

快普解決方案：

通過快普系統(tǒng)，公司根據(jù)項(xiàng)目情況設(shè)置成本管控。選擇嚴(yán)控之后，所有采購、供貨的費(fèi)用都由項(xiàng)目供貨清單或者費(fèi)用清單生成。當(dāng)費(fèi)用超出預(yù)算時(shí)，采購就需要特別申請，由領(lǐng)導(dǎo)審批之后才能進(jìn)行采購、供貨，達(dá)到對于項(xiàng)目經(jīng)理、采購人員以及項(xiàng)目成本的嚴(yán)格控制。以項(xiàng)目維度核算公司的實(shí)際收入、成本，完善和強(qiáng)化財(cái)務(wù)核算，提高管理層的業(yè)務(wù)預(yù)測能力，提高公司資源的配置能力。

02 獨(dú)立核算更簡單

公司業(yè)務(wù)分布于全省各地州，共設(shè)5個(gè)分支，此前財(cái)務(wù)僅做總帳管理，缺乏對不同分支的經(jīng)營分析。隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展與管理需要，公司期望能對各地州經(jīng)營情況、收入、成本、盈利進(jìn)行分析對比，實(shí)現(xiàn)分支機(jī)構(gòu)的獨(dú)立核算，這時(shí)候就需要一套“集團(tuán)化管理方案”。 

快普解決方案：

快普系統(tǒng)采用標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)核算，既可以按分支機(jī)構(gòu)獨(dú)立核算出報(bào)表，又可以合并集團(tuán)報(bào)表；支持不同分支機(jī)構(gòu)執(zhí)行不同的價(jià)格政策，來進(jìn)行內(nèi)部成本核算；在內(nèi)部銷售、采購或分支機(jī)構(gòu)間調(diào)撥時(shí)，自動(dòng)生成對方相應(yīng)的單據(jù)，提供內(nèi)部應(yīng)收查詢，分支機(jī)構(gòu)調(diào)撥查詢；獨(dú)立核算的分支機(jī)構(gòu)可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的集團(tuán)式管控，也可以進(jìn)行嚴(yán)格的數(shù)據(jù)權(quán)限控制，同一種業(yè)務(wù)不同分支機(jī)構(gòu)走不同審批流程，靈活可控。

03  流程審批更規(guī)范

在快普系統(tǒng)上線之前，公司業(yè)務(wù)審批采用郵件形式，并將郵件作為憑證提交到財(cái)務(wù)，再手工錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)。流程相對靈活，但同時(shí)也造成信息（如項(xiàng)目名稱）的不規(guī)范、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、權(quán)限控制難等問題；審批涉及多人時(shí)，及時(shí)性也難以保證，過程難追溯。

快普解決方案：

快普系統(tǒng)將公司的項(xiàng)目管理、進(jìn)銷存、財(cái)務(wù)、客戶關(guān)系、運(yùn)維服務(wù)等進(jìn)行全面整合，通過統(tǒng)一的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、統(tǒng)一的業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)公司業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)一體化應(yīng)用；審批與數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步，全面打通了各部門信息壁壘，減少出錯(cuò)率；系統(tǒng)靈活的流程設(shè)置與權(quán)限控制，幫助公司重新梳理、規(guī)范內(nèi)部流程，建立管理標(biāo)準(zhǔn)，提高工作效率。

【 后 記 】信息化已成為企業(yè)轉(zhuǎn)型升級最重要的抓手和企業(yè)最重要的核心競爭力。信息化建設(shè)一定是“一把手”工程，企業(yè)一把手要親自參與規(guī)劃和建設(shè)，絕不能授權(quán)。只有一把手強(qiáng)有力的支持和推動(dòng)才能真正發(fā)揮信息化價(jià)值。昆明誼亙科技有限公司信息化項(xiàng)目取得的成功，信息化小組起了決定性的作用。在疫情特殊時(shí)間，公司領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)信息化小組提前做足準(zhǔn)備，從財(cái)務(wù)、項(xiàng)目到技術(shù)，各個(gè)核心崗位充分的投入學(xué)習(xí)研究，為快普系統(tǒng)的順利上線奠定了良好的基礎(chǔ)。領(lǐng)導(dǎo)層全程的參與推動(dòng)，也決定了快普系統(tǒng)能在全公司實(shí)現(xiàn)成功的應(yīng)用。快普系統(tǒng)上線后，公司項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)了全過程管理，項(xiàng)目進(jìn)度、成本和資金的管控更加科學(xué)，項(xiàng)目預(yù)算、結(jié)算、利潤一目了然，為公司戰(zhàn)略決策提供了有效的數(shù)據(jù)依據(jù)。