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產品試用
內蒙古自立集團是內蒙地區(qū)最大的聯(lián)想PC、筆記本電腦分銷商，業(yè)務涉及分銷、行業(yè)大客戶銷售、系統(tǒng)集成、連鎖零售、軟件開發(fā)、網絡工程、機房裝修、IT硬件服務及安全應用等多種領域。在經歷了與用友U8的八年磨合期后，最終決定選擇快普M6整合管理平臺，作為集團內部以及所有經銷商的信息化解決方案，來解決困擾他們多年的管理問題。實施快普M6僅兩年時間，自立集團以及經銷商的管理管理面貌都發(fā)生了質的轉變。
“企業(yè)不上信息化是等死，上了信息化是找死”，在中國，數(shù)以萬計的中小型IT企業(yè)對信息化管理發(fā)出過如是感慨。期待借助信息化擴大業(yè)務，實現(xiàn)企業(yè)精細化管理的內蒙古自立集團也曾陷入信息化的窘境。直到與快普的一次邂逅，徹底改變了他們對信息化的認識觀點。
“對于中小企業(yè)的發(fā)展，信息化將不再是可選項，而是一種擋也擋不住的趨勢。今天，我們的員工大多都是在信息化時代里成長起來的80 后、90 后。沒有信息化，管理的難度將比以往更大，管理的問題也會更多。當企業(yè)發(fā)展到一定程度的時候，必須要正確對待信息化管理這樣一個問題。而中小型企業(yè)，則應盡早采用信息化手段去提升管理效率?！焙秃芏嗤邢啾龋瑑让晒抛粤ⅲ瘓F）有限責任公司（以下簡稱自立集團）董事長張杰一直是一個對信息化管理持積極態(tài)度的人。但事實上，在自立集團將近十年的信息化歷程中，與信息化管理相關的各種問題，也曾無時不刻地考驗著她對信息化管理的信心。
別讓業(yè)務受困于管理工具
2002 年，自立集團就開始嘗試信息化管理。張杰告訴記者，當初接觸信息化管理主要還是從財務管理的需要開始的，后來公司為了盡快提升管理效率，也開始逐漸引入信息化管理工具。而考慮到業(yè)務發(fā)展的需要，他們希望管理軟件的功能一定要全，品牌也要靠得住。在對比了市場中的多款產品之后，他們最終選擇了在業(yè)內口碑比較好的用友U8。然而，在實際使用過程中，各種不適癥卻逐漸暴露出來。
“我們發(fā)現(xiàn)，用友的系統(tǒng)是從財務管理的角度去管業(yè)務的，這種管理模式對我們這種中小型企業(yè)的管理實際非常不方便。中小型企業(yè)的發(fā)展首先要有業(yè)務、有客戶、有市場，先生存才能談得上企業(yè)的管理。特別是在企業(yè)初期成長階段，企業(yè)更需要把業(yè)務和客戶放在第一位去考慮管理模式、選擇管理方法?！睆埥芴寡?，因為要把管理軟件用起來，反而讓內蒙古自立集團不得不去用財務的邏輯管業(yè)務，管理自然會變得僵化。漸漸地，公司對業(yè)務系統(tǒng)的使用就越來越少了，完全起不到管理的作用。在這個過程中，自立集團也一直在尋找解決辦法。比如向用友尋求二次開發(fā)的方案或是更改一些功能，但是由于技術支持不足等問題，最終很難解決相關問題。在經過了將近8 年的磨合期后，內蒙古自立集團最終決定重新尋找一套管理平臺。
從失敗的倒影中看清自身需求
有了一次失敗的教訓后，內蒙古自立集團對于信息化管理平臺的選擇也更為謹慎了?！拔覀兿Ｍ畔⒒浖侨娴?，但通過與用友的磨合，我們才認識到我們需要的并不只是單純大而全的軟件，而是企業(yè)級整合且兼具靈活性的管理軟件?！痹诳偨Y經驗時，張杰強調，為了追求功能全而忽視管理軟件的易用性，很容易讓中小企業(yè)陷入信息化管理的陷阱。
所以，在二次選擇時，自立集團開始刻意關注一些中小型管理軟件企業(yè)的產品。也正是在這個時候，快普M6走進了他們的視野。“快普最初吸引我們的原因就是它的全面，從財務系統(tǒng)到進銷存、CRM、項目管理、OA等功能，它把我們所需要的各種業(yè)務都整合在一起，不僅樣樣兼具，還實現(xiàn)了各大業(yè)務系統(tǒng)之間的數(shù)據關聯(lián)，尤其是能讓業(yè)務和財務系統(tǒng)對接，特別適合我們這類不僅需要功能全且對靈活性要求很高的中小型企業(yè)。”張杰說。
在使用用友U8管理軟件的時候，為了補充管理的不足，自立集團還使用著多套管理軟件，包括獨立的進銷存軟件、CRM 軟件以及自己開發(fā)的OA 系統(tǒng)等。這些系統(tǒng)帶給張杰的煩惱是，獨立運作的管理系統(tǒng)各自為政，數(shù)據完全不能共享，想要通過這些系統(tǒng)全面了解公司的問題是非常難的?！翱紤]到公司方方面面的管理，對我們來說，最方便的當然是信息化系統(tǒng)能將這些數(shù)據都整合在一起?！睆埥芨嬖V記者，和其他軟件不同，快普M6是一個功能整合的平臺，而這種既能實現(xiàn)財務會計制度的要求，又能讓各種管理模塊之間建立緊密聯(lián)系的平臺是不多見的。在應用快普系統(tǒng)的時間里，張杰不斷見證著整合帶來的好處。
借助這種整合，內蒙古自立集團實現(xiàn)了集團公司各種業(yè)務流程靈活定制，真正達到了企業(yè)內控的目的。在業(yè)務方面，快普還實現(xiàn)了對售前、售中和售后功能的完全整合，售前通過快普CRM建立行業(yè)大客戶營銷體系，售中通過快普ERP實現(xiàn)集團化的核算問題，售后通過快普客戶服務管理系統(tǒng)建立客戶服務體系，一邊徹底解決了過去的信息孤島問題，一邊也提升了業(yè)務處理的效率，真正為內蒙古自立集團提供了一個打通財務與業(yè)務系統(tǒng)的管理平臺。
張杰坦言，當初另一個讓快普M6 脫穎而出的原因，還有它的業(yè)務系統(tǒng)最早是專門針對大聯(lián)想體系的業(yè)務特點設計的，與自立集團的業(yè)務模式非常契合?！翱炱瞻袸T 行業(yè)比較看重的客戶管理、呼叫中心管理等功能都整合在了一起，并且還能圍繞大客戶關系建立項目管理制，從項目的角度去管理客戶、進行費用管理等，管理模式與我們業(yè)務需求完全是配套的?！?nbsp;
被管理駕馭還是駕馭管理
在二十幾年的摸爬滾打中，自立集團的業(yè)務不斷擴大?，F(xiàn)在，它的年營業(yè)額不僅超過了6億元，還擁有多家直屬子公司及連鎖門店，管理著200家以上的經銷商。伴隨企業(yè)的變化，對于信息化管理，張杰也有了更深層次的理解?！捌髽I(yè)在發(fā)展和變化，在這個過程中，也需要不斷改進管理方式。在企業(yè)需要改變的時候，企業(yè)的管理模式也需要跟隨這種需求而變。我們之所以選擇快普，還有一個很重要的原因，就是它是集團化的管理平臺。它既能按照分公司核算，又能讓分公司之間分享信息。這樣即實現(xiàn)了管理效率的提升，又達到了分公司獨立核算的目標。而普通軟件是不能做到這一點的。”
近幾年，分銷利潤越來越薄，IT渠道商的轉型已經成為一種必然的趨勢。目前，自立集團也在嘗試業(yè)務的轉型。有趣的是，借助快普M6，張杰反而發(fā)現(xiàn)了一些新的業(yè)務機會?！斑^去，我們一直沒有能力為下游分銷商提供庫存、下單的共享平臺。雖然公司有網站，但是不能互動。快普系統(tǒng)幫我們解決了這個問題?！彼嬖V記者，通過快普，現(xiàn)在自立集團不僅可以和經銷商共享信息。還可以通過為經銷商提供相同的平臺，讓經銷商直接與內蒙古自立集團的系統(tǒng)對接，實時了解庫存情況并及時下單。“借助快普的平臺，我們構建起一個為經銷商直接服務的在線業(yè)務平臺，讓我們實現(xiàn)了業(yè)務上的重大突破。”
為了擺脫“搬箱子”的命運，自立集團一直在加強對項目型業(yè)務的投入。但是，這類項目過去基本是靠手工管理，成本核算困難，缺乏精細化管理，很容易導致項目成本過高?！皬恼麄€企業(yè)的發(fā)展來看，我們正計劃從簡單的硬件集成向服務轉型，這樣就會比過去更需要一套能與服務業(yè)務相互匹配的項目管理方法，幫助我們精細化地核算成本，特別是能夠根據服務的內容、人工、用戶所需等因素精細化地進行核算，這在我們過去的系統(tǒng)中是缺失的。”當前，服務業(yè)務在自立集團整體業(yè)務中的占比正在不斷上升，張杰認為，快普M6 管理平臺上的項目管理功能在精細核算服務類業(yè)務的成本方面，為他們提供很多幫助。另外，通過啟用快普的項目管理系統(tǒng)，自立集團還實現(xiàn)了從項目預算、成本控制、進度控制到對工程材料及合同的全過程跟蹤管理。
從自立集團的經歷來看，中小企業(yè)用戶對于信息化管理的不信任，很大一部分原因是企業(yè)沒有根據其自身業(yè)務的需求，去尋找與之相符的信息化管理工具。在采用信息化管理手段時，由于對管理工具所體現(xiàn)的管理理念認識不足，很容易被管理工具套牢，按照工具的思路去僵化地實施管理，最終反而造成對企業(yè)業(yè)務的侵害，從而陷入被信息化管理駕馭的困局。就像張杰所說，信息化只是為人所用的工具，它只是改變了管理方式。歸其本質，如果它不能將企業(yè)管理者的管理理念體現(xiàn)出來，再好的軟件也毫無價值。而企業(yè)在選擇信息化管理工具時，一方面要積極尋找能產生管理理念共鳴的信息化工具，一方面也要看清自己的真實需要。
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